SEのスケジュール管理方法 | システムエンジニアライフ

SEのスケジュール管理方法

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SEにとってスケジュール管理はかなり重要だと思います。

皆さんの現場でもしつこく言われているのではないでしょうか?

今回は私が行っているスケジュール管理の方法を記載したいと思います。

この記事が何かのお役に少しでも立てれば幸いです。

見積もり精度の向上

スケジュールを管理する際にまず大事なのは、見積もり精度を向上させることだと考えています。

以前私がいた現場では、ユーザーから簡単な要件を聞いて、

「なんとなく簡単そうだなぁ。」「あのシステム保守性高くないから時間かかりそうだなぁ。」

といったようなフィーリング、いわゆるKKD(勘・経験・度胸)で工数を図っていました。

その方法で見積もり、実際の開発を行っていくと、当たり前ですが予定工数と実績工数に大きく差が出て来てしまうのです。

そのためその現場では、リリースが遅延、遅延、遅延と、多いものでは1年以上も遅らせる案件もありました。

(以前の現場は、ユーザー部門に派遣契約で常駐しており、またユーザーとの関係も良好かつ、小さな業務改善のようなシステムの作成が多かったため、多少の遅れにもお客様は寛容でした)


私はその当時、その現場の工数見積もりについて問題視していたので、以下の方法で見積もり精度の向上を図りました。

それは日々の作業について、15分単位で何をしていたのか記載することにしました。

記載する項目は、開発だけでなく、打ち合わせや休憩(買い物等の業務外含む)、ユーザーからの照会など全部を記載するようにしました。

さらに開発の場合には、なんの案件のどの工程を作業したのか、具体的に記載するようにしました。

サンプルです。



そうすることによって、案件ごと工程ごとの、正確な実績工数が把握出来るようになりました。

(それまでは担当者がなんとなくかかったであろう時間を記載していました。)

また副次的ではありますが、1日のうちどのくらい開発時間が取れているのかが把握でき、打ち合わせが多すぎないか、照会がある個人に片寄すぎているから照会対応フローを作成し、均等な割合で回せるようにしよう。などの他の作業を効率化するなどの対策も取れるようになりました。

これにより今までなんとなく行っていた工数見積もりをある一定の方法で行えるようルール化をしようと思っていたところで転職してしまいました。

自惚れているかもしれませんが、私がいなくなったことで、その現場では完全な定着もせず、見積もりのルール化も今尚出来ていないんじゃないかと思っています。

転職にあたっての大きな後悔(やり残し)の一つだったと思っています。

そして今の現場では元々実績を残す習慣がありました。

そのため私自身すんなりと対応することが出来ましたし、それが普通の現場だったら当たり前だよなぁ。と強く実感しました。

※ただし、今の現場の人も一週間分まとめて入力していたり、途中のタバコ休憩や雑務などをつけていないので、正確な時間ではないのが改善ポイントだと思っています。

また、リーダーが実績管理を怠っており、入力はしているものの、活用出来ていないのが現状です。

と、こういったことを各自が続けていくことで、予定と実績の差を図り、見積もり精度を向上させることがスケジュール管理の最初に大事なこととなります。

予定の作成


案件を着手する際には、その案件のWBSとスケジュールを作成すると思います。

スケジュールは、自分だけの作業ではなく、他の方のも含めた全体的なスケジュールとなります。(私の現場であれば元請け企業担当者やオフショア、または同じチームの別の人などの作業)

もちろん案件ごとのスケジュールを作成し、管理していくのは大変重要なことだと思っております。

しかし保守開発の現場にいると、並行して複数案件を担当しているようなケースもあり、それぞれのスケジュールを都度都度確認し、管理をしようとしても忘れてしまって気づいたら進捗が遅れているなどの事態に陥ります。

そうならないように私は自分だけのタスクを管理するためのスケジュールを作成しています。

そのスケジュールには、自分が担当している案件と工程を全て記載し、またその他のタスクも入力出来るようにしています。

それを使用することで、一目で今日やらないといけないタスクも分かりますし、~月~日にどの程度の作業が予定されていて、どのくらい余裕があるのかが簡単に分かるようになっています。

またその表には、実績を入力するようにしているため、予定より時間がかかりすぎてしまったことや、それを巻き返すために、他のタスクをどのくらいでこなさなくてはいけないのかが、分かるようになります。

サンプルです。


更新頻度としては、基本的には一日一回です。

毎日実績を入力すると同時に、スケジュールの変更や近々空きそうであれば、その旨をPMに伝えて案件をもらうなど対応することができます。

もちろん案件を割り振られた際や、その他のタスクが多数割り振られた場合などには、一日一回の更新とは別に都度更新し、スケジュールの見通しが立てられるようにしています。

やはりタスクが増えたとき等には、こまめに更新することが重要です。

このようにすることで、私はスケジュールの予定を立てて、なるべく遅れが出ないように対応しています。

優先順位をつける


上記のようにスケジュールを作成しても、想定外のことが発生し、どうしても遅れが出て来てしまうことはままあります。

その時に大事なのは、作業の優先順位をつけることです。

(もちろん残業でカバーすることも多いですが)

スケジュール上は今日やるタスクとなっていても、実際には今日対応しなくてもなんとかなりそう。というタスクはあると思います。

想定外のことが発生し、予定より工数がかかりすぎてしまった場合などには、そういったタスクをバッサリ切り捨てて、明日以降の空いた日に回します。

(明日以降にも優先順位の低いタスクが多い場合には、それと天秤にかけて大きくスケジュールを変更します)

優先順位をつけて、優先度の高い作業に集中することで、より効率良く作業を行うことが出来ると考えています。

それでもすべての作業の優先度が高く、どうしても終わらないような状況になりそうであれば、検知した段階から他の人にお願いできる作業を洗い出して振るようにすれば、スケジュールを守りやすくなると思います。

他の方を見ていると、自分の作業を人に振ることが苦手な人が多いです。

ですが、作業を振ることで、自分のスケジュールを守るだけでなく、お互いに協力しようとするようになるため、チームワークが生まれて、チームとして高い生産性を作り出せると思います。

以上が私のスケジュール管理の方法です。

SEにとってスケジュール管理はかなり重要なので、日々より良い管理方法を身につけ、お客様が望むスケジュール通りの開発をできるようにしましょう。
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